Consejos para economizar el tiempo y así incrementar la productividad laboral. Enfoque de Negocios dialogó con Carolina Alonso de la Consultora Garrido y Asociados y comparte algunos tips.

Lo que sucede a nivel laboral suele trasladarse a nivel personal: llevamos los problemas del trabajo a casa y los problemas de casa al trabajo. Si uno, a pesar de dedicar mucho tiempo, no logra alcanzar las metas exigidas a nivel profesional, se frustra y esto se traduce en estrés que por supuesto, afecta también al resto de las esferas donde uno se desempeña. Parte de esta situación se genera a causa de la desorganización y la falta de hábitos que permitan administrar mejor el tiempo.

Planear con anticipación es el as bajo la manga de cualquier empresario, emprendedor o empleado que busque aumentar su productividad y lograr resultados a corto plazo. No se trata de hacer malabares con las prioridades sino de planificar las actividades que permitan cumplir las metas exigidas por uno mismo o por un jefe. “Para optimizar el tiempo, lo más importante y que a todos nos cuesta es empezar a decir que no porque en el día uno tiene muchas interrupciones a las que da lugar y esto termina demorando el cumplimiento de las metas. El aprender a decir que no es la clave de todo y no implica no atender a la persona, sino pedirle que por ejemplo, llame o venga en quince minutos y entonces uno puede terminar la tarea que tiene como prioridad” explicó a Enfoque Carolina Alonso, Licenciada en Administración y Responsable de RRHH de la Consultora Garrido y Asociados.

Otra cuestión que Alonso destacó es el hecho de organizar el día antes de empezar a trabajar, tomarse 10 o 20 minutos para revisar que es lo más urgente y prioritario puede facilitar la jornada y dar mejores resultados en lo laboral. “Cuando uno encuentra el habito que le es funcional, puede organizarse a otras escalas”, señaló. En este sentido, es fundamental que uno se pueda adaptar a nuevos esquemas en base a los métodos que considere más útiles de acuerdo a sus costumbres, por ejemplo hay gente que a la hora de organizarse, prefiere la agenda manual mientras que otra encuentra mayor practicidad en la agenda digital. Es decir, no es necesario cambiar rotundamente las preferencias con las que uno se maneja sino más bien, identificar los hábitos que restan tiempo y que dificultan el alcance de las metas en el plazo planificado.

Actualmente, la tecnología es otro factor que ocupa mucho tiempo en la vida laboral de una persona. Las interrupciones ya no se dan únicamente a través de quien golpea la puerta o llama al teléfono de una oficina, sino que muchas veces llegan en forma de correos, mensajes de la familia o amigos vía WhatsApp o llamadas al celular. Ante esta situación, la opción no es el extremo de no usar el celular en el trabajo o apagarlo, ya que no deja de ser un medio práctico ante cualquier urgencia, pero sí debería usarse con menor frecuencia para evitar distracciones y mal rendimiento. En esos casos, es conveniente planificar un break o recreo durante la jornada con el fin de ponerse al día con temas personales, para luego poder continuar las actividades laborales sin interrupción. Al respecto la Licenciada aseguró que “la tecnología es mala o buena, según como se use” e incluso, en muchos casos, facilita la organización como es el caso de aplicaciones que permiten optimizar el tiempo desde el celular o la computadora como: Evernote, Google Calendar, Wunderlist, Workflow y Rescue Time.

Por supuesto, en esto nada se trata de una fórmula mágica y de hecho siempre habrá distracciones que roben el tiempo. Lo importante es que uno conozca cómo funciona mejor, ya que todos optimizan el tiempo de forma diferente. No se trata de cambiar hábitos abruptamente, sino de actuar con resolución y asumiendo que un pequeño detalle como planificar el día, puede cambiar los resultados de todo un mes de trabajo.

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